Assistente de Facilities

Executar e acompanhar as rotinas de Facilities da matriz, verificando as condições dos ambientes e o atendimento dos serviços de apoio, registrando solicitações e acompanhando pendências de conservação, limpeza e manutenção com as áreas e os prestadores responsáveis.

Realizar as atividades de mensageria, recebendo, conferindo, registrando e distribuindo correspondências e documentos aos destinatários, mantendo os controles de movimentação e os comprovantes de entrega, com atenção aos prazos e à confidencialidade.

Preparar e acompanhar a expedição de documentos, conferindo destinatários, endereços e formas de envio, organizando a postagem ou coleta e mantendo registros de rastreamento, comprovantes e pendências até a confirmação da entrega.

Organizar os eventos corporativos realizados na matriz, alinhando as necessidades com as áreas solicitantes e coordenando os preparativos de espaços, materiais e serviços de apoio, conforme orientações da gestão, orçamento aprovado e procedimentos internos.

Acompanhar as solicitações de materiais e serviços necessários às rotinas de Facilities e aos eventos da matriz, apoiando o levantamento de necessidades, a reposição de materiais de uso comum e a interface com fornecedores e áreas internas, sem assumir aprovações fora das alçadas estabelecidas.

Auxiliar na elaboração de estatísticas e na consolidação de indicadores do departamento, coletando e conferindo dados, atualizando planilhas e controles de demandas, prazos, despesas e serviços e preparando informações de apoio ao acompanhamento da gestão.

Apoiar a governança do departamento, mantendo documentos, registros e evidências organizados e atualizados, acompanhando pendências e planos de ação e fornecendo informações para relatórios e auditorias, conforme orientação da gestão e regras de acesso e confidencialidade.

Requisitos

Superior cursando ou completo em Administração, Logística ou áreas correlatas.

Vivência em rotinas administrativas, Facilities, mensageria ou expedição de documentos, incluindo atividades de estágio ou assistência.

Conhecimentos em planilhas, organização de documentos e controles administrativos, com capacidade para conferir dados, consolidar estatísticas e acompanhar prazos e pendências.

Desejáveis: experiência no apoio à organização de eventos corporativos, acompanhamento de prestadores de serviços e atualização de indicadores e registros de governança.

Disponibilidade para atuação presencial em São Paulo (SP), de segunda a sexta-feira, em horário comercial.